Dlaczego warto inwestować w szkolenia sekretarek?

sekretarka-szkolenia-biuro-szef

Dlaczego warto inwestować w szkolenia sekretarek?


Szkolenia  traktowane są często jako zło konieczne. A w przypadku sekretariatu prośba o nie bywa zdumieniem dla wielu zarządzających. Niesłusznie! Szkolenie sekretarki może pomóc nie tylko jej samej rozwijać swoje umiejętności, ale przede wszystkim dobrze wpłynąć na efektywność działania firmy. Jest to więc inwestycja z zyskiem i właśnie w taki sposób należy na to patrzeć.

Jeśli zatem pracownik sekretariatu ma potencjał i chce rozwijać się w obrębie Twojej firmy – wykorzystaj to.

W dzisiejszym szybko rozwijającym się świecie zwłaszcza w firmach wymaga się ekspresowej reakcji, załatwienia spraw na wczoraj, a ponadto  znajomości przepisów oraz pamiętania o wszystkim. Jak za tym wszystkim nadążyć?

Wiem z doświadczenia, że często cena szkolenia wywołuje w szefach przerażenie i myśl, że jest to koszt zbyteczny. Jednak ja wiem, że szkolenie dla sekretarki czy asystentki ma takie samo znaczenie jak dla handlowca (by podwajał efekty sprzedaży) czy kadrowej (by była na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami).  Rozwijanie umiejętności, wydajności i potencjału pracownika powoduje nic innego jak tylko wzrost w rozwoju firmy. Należy o tym szczególnie pamiętać.

Oto 4 powody, które sprawią, że zobaczysz, jak ważne jest szkolenie dla sekretarki zarządzającej biurem Twojej firmy.

  1. Bezpieczeństwo informacji firmy.

Dobrze wiesz, że każda firma ma okresowo jakieś kontrole: ZUS, US związane z Vatem, badania pod kątem uzyskania certyfikacji ISO lub od współpracujących partnerów biznesowych. Pierwszym frontem jest zawsze sekretariat. To on odpowiada za przyjmowanie, wysyłanie i archiwizowanie dokumentów.  Jeśli w Twoim archiwum panuje chaos, dokumenty są niekompletne i na dodatek giną – to Twoja firma ma problem.

Pamiętaj, że dobrze zorganizowane archiwum dokumentów, gwarantuje Ci natychmiastowy dostęp do informacji. A co będzie, jeśli kontrola będzie niezapowiedziana? Nie masz wówczas prawa na jakąkolwiek pomyłkę.

  1. Efektywność działania.

Ty jako zarządzający firmą oczekujesz, by sekretariat działał sprawnie i efektywnie. Chcesz, by zlecone zadania się realizowały. Chcesz sukcesywnie  widzieć ich efekty. Chcesz także,  aby był on wsparciem dla innych współpracowników, w związku z tym obserwujesz w jaki sposób sekretarka komunikuje się i pomaga innym w pracy. Patrzysz na formy realizacji zleconych zadań. Jesteś z nich zadowolony?

Takie szkolenie dla sekretarki może pomóc jej zarządzać zadaniami i sobą w czasie, rozwinąć umiejętności organizacji pracy, pobudzić kreatywność w szukaniu nowych rozwiązań, a nawet zwiększyć jakość niesionej firmie pomocy.

  1. Wizerunek firmy.

Faktem jest, że sekretariat to pierwszy front dla klienta i dostawców. Także dla kontrolerów, o których pisałam już wcześniej. Tu procesy zaczynają się od pierwszego telefonu klienta i kończą na wysłaniu faktury. Zatem to, jak ten proces przebiega, ma znaczenie. Sposób odbierania telefonów, przywitanie gości, podanie kawy lub forma pisania maili do klienta. To wszystko ma znaczenie.

Jaki wizerunek biznesu chcesz budować? Profesjonalny czy amatorski?

Cały ten proces budowania wizerunku firmy składa się z mikro zdarzeń od jego początku do końca. I to Twój sekretariat go rozpoczyna i kończy. Samo zamówienie to nie wszystko. Przyjrzałeś się jak to wygląda u Ciebie?

  1. Motywacja i zaangażowanie.

Powszechnie znana jest już teoria zarządzania pracownikami poprzez ich zaangażowanie. Podejście to daje szerokie możliwości. Jeśli pracownik wykazuje chęci rozwoju w obrębie organizacji, to należy wspomóc jego potencjał i chęci. Szkolenie to dobry sygnał dla niego. Wydanie zgody na szkolenie (lub nawet zainicjowanie wysłania na nie pracownika) potwierdza fakt, że pracodawca widzi jego zapał do pracy i chce go wykorzystać, aby mógł rozwinąć jeszcze bardziej skrzydła.

U pracownika zwiększa się lojalność wobec pracodawcy, bo czuje wsparcie i chęć inwestycji w niego. Zatem jak mógłby szukać innego zatrudnienia, skoro mimo obszarów wymagających nauki, dostrzega się jego zaangażowanie. Motywacja pracownika zwiększa się, a serce firmy, jakim jest niewątpliwie sekretariat, nabiera nowego powera do działania. Dzięki temu szef zyskuje nie tylko efektywność (o której już pisałam), ale przede wszystkim silniejszego zastępcę w osobie sekretarki.

 

ursago- efektywna-administracja

 

Teoretycznie wszystkie te argumenty przemawiają za szkoleniami dla każdego pracownika. Niemniej jednak, jak mówi sam tytuł postu, dotyczy on sekretarek. Może właśnie dziś, dzięki niemu zobaczysz i dostrzeżesz strefy administracji, które wymagają doszkolenia. Może właśnie dziś podejmiesz decyzję, że Twoja sekretarka potrzebuje szkolenia, które wspomoże jej pracę i wpłynie na efekty całej firmy.

Jeśli tak – napisz do mnie! Ja wiem, co może jej pomóc w sekretariacie.

Brak komentarzy

Zostaw komentarz