Wyrażam zgodę na otrzymywanie newsletterów (możesz się wypisać w każdej chwili)

FreshMail.pl

Pokaż mi swoje biurko, a powiem Ci jak pracujesz!

pokaż-mi-swoje-biurko-jak-pracujesz-ursago-administracja

Pokaż mi swoje biurko, a powiem Ci jak pracujesz!

Sekretarko, asystentko, administratorko biura pokaż mi swoje biurko. A ja Ci powiem, jak masz zorganizowaną pracę. Panuje na nim ład i porządek czy kreatywny chaos? Teraz pewnie sprawdzasz co, gdzie i jak leży? To akurat dobra oznaka. Nie bez powodu zajrzałaś dziś do mojego artykułu. Pojawił się w samą porę, bo teraz kiedy na zewnątrz jest ciepło, myśli krążą wokół zbliżającego się urlopu, a zadań przed nim przybywa. Warto zatem przyjrzeć się stanowi Twojemu stanowisku pracy. Czy jego stan i organizacja wspierają Twoją pracę czy bardziej utrudniają?

Pokaż mi swoje biurko, a ja Ci powiem jak pracujesz.
A jak pracujesz w administracji oznacza, jak zarządzasz biurem.

 

W 2010 Brother International Corporation przeprowadziło badania na 800 pracownikach, skupiając się na produktywności, organizacji i podejściu do swojej pracy biurowej. Ustalono, że:

  • rocznie pracownik traci 38 godzin na szukaniu rzeczy w biurze,
  • 66% badanych traci 30 minut tygodniowo na szukaniu w biurze zgubionych rzeczy bądź dokumentów,
  • 56% badanych traci podobną ilość czasu, by znaleźć dokumenty w komputerze lub jeszcze je poprawiają,
  • 71% badanych, uważa, że jeśli ktoś ma chaos na biurku, to ma go także w głowie.

 

W internecie bez problemu znajdziesz wiele artykułów o tematyce: pokaż mi swoje biurko, a ja powiem Ci kim jesteś. Większość z nich kończy się konkluzją – zadbaj o swoje miejsce pracy tak, by wygodnie Ci się pracowało. Choć opinii jest pewnie tyle ile biurek w firmach.

Ja jednak w przypadku administracji i bazując na własnym doświadczeniu, uznaję za właściwe i obowiązkowe   MIEĆ PORZĄDEK NA BIURKU!
Uważam, że tak powinno być. Drugiego człowieka oceniamy już w pierwszej sekundzie jego poznania. Dokładnie tak samo jest z biurkiem pracownika. Szybko wydajemy osąd i na nim się zatrzymujemy. Warto nad nim popracować, by nie był on negatywny. Czyli szkodliwy dla nas samych.

Przyznaję, ja jestem pedantką. Ale mimo to, zdarza mi się stworzyć chaos na biurku. Zwłaszcza, gdy za dużo się dzieje i biegam między jednym a drugim spotkaniem. Ale mam swoje patenty na zorganizowany, drobny chaos. Celowo piszę – drobny. Bo on nadal jest kontrolowany. Moje działania mają mi pomóc nie zginąć w przybywających w ciągu dnia papierów, przy zachowaniu podstaw – które zawsze są te same.

 


 

A teraz przejdź przez kilka prostych pytań i na końcu w komentarzu pokaż mi swoje biurko. A ja powiem Ci jak zarządzasz swoją pracą i biurem.

 

  1.  Jaki jest MUST HAVE na biurku?

     

Typowe narzędzia biurowe: telefon, komputer, lampka, notes, karteczki kolorowe (ja muszę je mieć!), pojemnik z długopisami, kawa i jakiś miły gadżet 😉 Tak naprawdę tyle wystarcza. Nie? A co Ci jest jeszcze potrzebne do sterowania światem firmy? Tylko dobrze się zastanów.

No fakt, zapomniałam o cudnie, pachnących kwiatach. Muszą być! A jeśli zamiast kwiatów wolisz małą, rodzinną pamiątkę z wakacji – też super. Ale nie przesadzaj z ich ilościami i rozmiarami.

Mówi się, im mniej rzeczy masz na biurku – tym mniej Cię to rozprasza. Ja osobiście, uważam, że tak jest po prostu lepiej. W ciągu dnia w pracy w biurze i tak przybywa nam stale coś nowego. A to faktury, a to poczta, a to dokumenty od szefa i jeszcze znoszone na biurko zamówienia.

 

  1.  Jaki jest najstarszy dokument jaki masz na biurku?

     

Przechowujesz na biurku stare umowy, pisma lub faktury? Jakie mają daty? Zrozumiałe jest kiedy masz rzeczy bieżące, no może z ostatniego tygodnia, gdy wciąż zajmujesz się daną sprawą. Bo akurat negocjujesz jakieś zapisy lub oferta wymaga aktualizacji. Jednak pamiętaj, każdy dokument ma swoje miejsce. Segregator, teczkę lub zawieszkę. Zeskanuj, odnotuj w ewidencji i schowaj na miejsce.pokaż-mi-swoje-biurko-sekretarko-ursago-administracja

 

W razie nagłego wypadku on będzie na swoim miejscu, a Tobie nie będzie zalegać i kurzyć się na biurku. Porządek w dokumentach jest naprawdę ważny. Dla Ciebie, przepływu informacji i na tzw. wszelki wypadek – gdybyś nagle się rozchorowała. Wszystko będzie dla wszystkich tam gdzie ma być.

 

  1.  Czego nie używasz?

     

Policz ile rzeczy masz na biurku, bez których na pewno się obejdziesz. Potrzebujesz trzech kubków po kawie, portfela i kluczy do domu? Pamiętasz, jak wspominałam o rozpraszaczach? Kubki po kawie będą Ci pachnieć i przypominać, że trzeba pójść zrobić nową. Portfel może przywołać myśli, że mało zarabiasz, bo przydałoby się więcej pieniędzy. A klucze do domu, że marzysz, by już była 16 i by wyjść z pracy.

Widzisz sama, że to niepotrzebne rozpraszacze. Pozbądź się ich. Wszystko na czym zatrzymujesz i zawieszasz swój wzrok, powoduje marnowanie Twojego czasu. Wyrzuć je z biurka!

 

  1.  Czy przybywa Ci papierków w ciągu dnia?

 

Przynoszą, zostawiają i ich wiecznie nic tylko przybywa? Dokumenty to atrybut każdego biura. One po prostu muszą tam być. A Ty próbujesz jest zaraz po otrzymaniu zeskanować, zarchiwizować, schować. Nie udaje się, bo za dużo się dzieje? Zrobisz to później. W porządku. Ale zastosuj metodę – szablonu lub przegródek.

O co chodzi?

Jeśli masz małe biurko rób to poziomo, jeśli duże – pionowo. Ja na przykład, teraz mam bardzo małe biurko – i wykorzystuję metodę pionową lub po prostu podłogę. Jednak w biurze – unikaj tego typu rozwiązania. Może się zdarzyć, że ktoś po prostu na nich stanie. Jeśli masz przegródki – korzystaj z nich!

Przybywające w ciągu dnia dokumenty odkładaj zawsze w to samo miejsce. Jeśli zdarzy się sytuacja, że będziesz musiała je nagle i szybko wziąć  (bo np. szef pilnie prosi) – stracisz czas na poszukiwaniach ich.
Stosuj zawsze ten sam schemat „składania” dokumentów w ciągu dnia. To pomoże Ci panować i tworzyć kontrolowany chaos.

 

dokumenty na biurku- układanie pionowe - porządek

Dokumenty na biurku – moja metoda układania pionowo

 

  1.  Potrafisz zamknąć oczy i powiedzieć gdzie co jest?

     

Zamknij oczy i powiedz mi co i gdzie masz na biurku. Potrafisz? Ja tak. Spokojnie, nie oczekuję znajomości na pamięć. Chodzi mi o rozeznanie, by w sytuacji kiedy wychodzisz na miasto, bo musisz coś załatwić, móc przez telefon wytłumaczyć gdzie i co się znajduje. To ułatwia komunikację i niweluje stres. Dla Ciebie i dla współpracowników. Dokumenty są na swoim miejscu. Wszyscy są zadowoleni.

 

  1.  W jakim stanie zostawiasz biurko i zamykasz dzień, a z jakim zaczynasz?

 

Celowo najpierw napisałam o zamykaniu dnia. Jeśli wychodząc z biura zostawiasz (przepraszam za kolokwializm) bajzel, trudno oczekiwać, że rano będzie lepiej. Zawsze zamykaj dzień uporządkowaniem swojego miejsca pracy. Przed wyjściem do domu sprawdź dokumenty z danego dnia. Jeśli można zarchiwizuj je, schowaj lub przygotuj, by zająć się nimi rano. Zostaw biurko w takim stanie, w jakim chciałabyś je zastać rano. Nowe, czyste i uporządkowane. Gotowe do kolejnego dnia pracy.

 

administracja-pokaż-mi-biurko-sekretarko

 

W przytoczonych przeze mnie badaniach 80% badanych powiedziało, że jeśli ktoś jest niezorganizowany to wpływa na organizację całego biura. Kolejny raz muszę się z tym zgodzić. Jako zarządzająca biurem musisz świecić przykładem. Bałagan na Twoim służbowym miejscu pracy będzie świadczyć o Tobie, Twojej pracy i wpływać na pracę innych. Bo Twoja jakość pracy wpływa na ocenę i pracę zarządzających, współpracowników i klientów. Pamiętaj o tym. A biurko to dopiero początek. Możesz zajrzeć do mojego poprzedniego artykuły o nawykach, one też pomogą usprawnić Ci Twoją pracę. (link tu) Zadbaj o swój wizerunek poprzez wygląd Twojego biurka. Oceniaj go tak, jak sama chcesz być oceniana. Pokaż innym swoje biurko z oceną, jaką wystawiasz swojej pracy.

 

A czy Ty na swoim biurku utrzymujesz ład czy chaos? Zostaw komentarz lub zdjęcie w komentarzu.

 

 

Brak komentarzy

Zostaw komentarz